Erkende persoonlijke omstandigheden

Door het bindende karakter van het studieadvies is het noodzakelijk om persoonlijke omstandigheden op tijd te melden. 

Onder persoonlijke omstandigheden verstaan we ziekte, zwangerschap, functiestoornissen (lichamelijk, zintuiglijk, of andere), psychische omstandigheden en bijzondere familieomstandigheden.  

Heb je te maken met persoonlijke omstandigheden die tot studievertraging (kunnen) leiden? Om ervoor te zorgen dat de examencommissie je persoonlijke omstandigheden betrekt in haar besluit over je bsa, moet je het volgende doen:

1. Meld je persoonlijke omstandigheden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 20 werkdagen bij je studieadviseur.
2. Maak na verwijzing door je studieadviseur een afspraak met de studentendecaan. Let op: hier gelden deadlines voor, die afhankelijk zijn van wanneer je persoonlijke omstandigheden zijn ontstaan.
   • Zijn je omstandigheden ontstaan in Q1, Q2 of Q3? Maak dan zo snel mogelijk maar uiterlijk 30 mei een afspraak.
   • Zijn je omstandigheden ontstaan in Q4? Maak dan uiterlijk 30 juni een afspraak.
   • Zijn je omstandigheden na 30 juni ontstaan? Maak dan binnen 10 werkdagen na het ontstaan van de omstandigheid een afspraak met de studentendecaan.
3. Dien na je afspraak met de studentendecaan zelf een verzoek tot uitstel van het bsa in bij de examencommissie van jouw opleiding.
4. Stuur na je afspraak met de studentendecaan bewijsdocumenten van je persoonlijke omstandigheden door naar de Commissie Persoonlijke Omstandigheden.

Hieronder geven we je meer uitleg over de verschillende stappen.

Als je denkt dat je door persoonlijke omstandigheden studievertraging gaat oplopen, moet je dat binnen 20 werkdagen na de constatering van de omstandigheid melden bij je studieadviseur en, na verwijzing door je studieadviseur, bij de studentendecaan. Er is dan nog voldoende tijd om, in overleg met de studieadviseur en de studentendecaan, een plan op te stellen om de studievertraging zoveel mogelijk te beperken.

Als je je omstandigheid meldt nadat je je bindend studieadvies (bsa) hebt ontvangen, kan het bsa niet meer worden aangepast. Meld je omstandigheid daarom op tijd, zodat we er rekening mee kunnen houden.

Naast je afspraak met de studentendecaan moet je ook een verzoek tot uitstel van het bsa indienen bij de examencommissie van jouw opleiding. Om tot een besluit te komen, vraagt de examencommissie de Commissie Persoonlijke Omstandigheden (CPO) om advies. Deze commissie, waar de studentendecaan deel van uitmaakt, kijkt naar de aard van de omstandigheden en of deze de studievertraging veroorzaakt hebben. De CPO zal je daarom vragen om informatie (bewijsstukken) aan te leveren, bijvoorbeeld bewijs van een operatie of een diagnose van een functiebeperking. Je kunt bewijsstukken indienen via cpo@remove-this.tue.nl. Op basis van deze stukken brengt de CPO een advies uit aan de examencommissie over het verband tussen je persoonlijke omstandigheden en je studievertraging. De examencommissie neemt daarna een besluit over mogelijk uitstel van het bsa. 

Als bewijsdocumenten van je persoonlijke omstandigheid, worden de volgende documenten gevraagd:

• Bij (chronische) ziekte, functiebeperking, psychische omstandigheden, zwangerschap: een verklaring van een arts, psycholoog of verloskundige waaruit de periode blijkt waarin de omstandigheden optraden.
• Bij bijzondere familieomstandigheden: schriftelijke bewijsstukken (bijvoorbeeld echtsscheidingspapieren, overlijdensbericht, medische verklaring). 

Als er een verband tussen de (persoonlijke) omstandigheden en je studievertraging is vastgesteld, kan de examencommissie beslissen om het bsa met een jaar uit te stellen. Je kunt je studie dan voortzetten. Je examencommissie stelt aan het begin van het tweede jaar vast wat je nieuwe bsa-norm wordt. Aan het einde van het tweede jaar krijg je dan opnieuw een bindend studieadvies.

Wil je meer weten? Neem contact met ESA (Education and Student Affairs) op via 040 - 247 4747 of onderstaand contactformulier.