Studenten kunnen klachten indienen over de handelingen of gedragingen van de universiteit die onder haar verantwoordelijkheid vallen.
Klachten worden niet in behandeling genomen wanneer reeds een klacht is ingediend en afgehandeld, dan wel de mogelijkheid van bezwaar of beroep heeft opengestaan.
Algemene klachten over beleid/onderwijs of beleids-/ of onderwijsuitvoering worden niet in behandeling genomen.
Ook wanneer de klacht onderdeel is van een strafrechtelijk traject, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
Wanneer het belang van betrokkene dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, hoeft het bestuursorgaan de klacht niet te behandelen.
Bij ESA is een klachtenfunctionaris ondergebracht. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de doorgeleiding van de klachten en de monitoring daarvan. Hij zorgt ervoor dat de klacht terecht komt bij het juiste persoon die de verantwoording draagt om de klacht af te handelen.
Mondelinge klachten worden in behandeling genomen nadat je (al dan niet met behulp van de studentenadviseur of studieadviseur) het digitaal beschikbaar gestelde formulier heeft ingevuld en ingediend.
Indienen
| Klacht heeft betrekking op gedragingen en handelingen van het bestuursorgaan: | Behandeling door: |
|---|---|
| Faculteit/bacheloronderwijs | Opleidingsdirecteur bacheloropleiding |
Faculteit/(post-)graduate degree onderwijs | Directeur graduate program |
| Dienst | Directeur van de dienst |
| Opleidingsdirecteur bacheloropleiding Directeur graduate program | Decaan van de faculteit |
| Directeur van de dienst | Secretaris van de universiteit |
Informele procedure
Het verdient aanbeveling om, voordat je formeel een klacht indient, eerst contact op te nemen met de instantie of persoon tegen wie je een klacht wil gaan indienen of je wendt tot de persoon die daarvoor gezien zijn positie het meest voor in aanmerking komt. Vaak kun je tot een oplossing van het probleem komen zonder de formele paden te bewandelen.
Formele procedure
Betrokkene kan een klacht indienen binnen één jaar nadat de gedraging of de handeling zich heeft voorgedaan.
Hoofdregel is dat de behandeling van een klacht wordt afgehandeld door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
Diegene over wie geklaagd wordt, ontvangt de klacht en de daarop betrekking hebbende stukken.
Diegene die klaagt, wordt in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. Hiervan wordt een verslag gemaakt.
Alleen wanneer de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel de klager niet wenst te worden gehoord, kan hier van worden afgezien.
De klacht wordt binnen zes weken afgehandeld, welke termijn met vier weken kan worden verlengd.